Polityka prywatności i przetwarzania danych osobowych – PlexiSystem

Dokument określa zasady przetwarzania danych osobowych przez PPHU Plexi System s.c. Łukasz Sikorra, Dorota Będkowska („Administrator”, „my”).

1. Administrator danych

PPHU Plexi System s.c. Łukasz Sikorra, Dorota Będkowska
ul. Ks. dr Leona Heyke 11, 84-206 Nowy Dwór Wejherowski
NIP: 5882181749   REGON: 221633837
e-mail: biuro@plexisystem.pl   tel.: +48 884 042 107

Inspektor Ochrony Danych: Administrator nie wyznaczył IOD. W sprawach ochrony danych prosimy o kontakt: lukasz@plexisystem.pl.

2. Cele przetwarzania danych

  • przygotowanie oferty/wyceny oraz zawarcie i realizacja umowy o świadczenie usług,
  • obsługa zapytań kierowanych przez formularze i e-mail,
  • prowadzenie rozliczeń, księgowości i realizacja obowiązków prawnych,
  • ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami,
  • zapewnienie jakości obsługi i badanie satysfakcji (uzasadniony interes),
  • działania marketingowe (np. newsletter) – wyłącznie na podstawie odrębnej zgody.

3. Podstawy prawne (art. 6 RODO)

  • art. 6 ust. 1 lit. b – niezbędność do zawarcia lub wykonania umowy (wycena, realizacja zamówienia),
  • art. 6 ust. 1 lit. c – obowiązek prawny (m.in. podatkowy i rachunkowy),
  • art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes Administratora (kontakt, obrona roszczeń, zapewnienie jakości),
  • art. 6 ust. 1 lit. a – zgoda (gdy prosimy o nią odrębnie, np. marketing e-mail).

4. Zakres przetwarzanych danych

W szczególności: imię i nazwisko, nazwa firmy, NIP (jeśli dotyczy), dane kontaktowe (e-mail, telefon), adres dostawy/faktury, dane techniczne dotyczące projektu/plików (np. DXF, DWG, PDF, JPG), informacje o zamówieniu i płatnościach.

5. Źródło danych

Dane pozyskujemy bezpośrednio od Ciebie (formularze, e-mail, telefon, korespondencja), a w relacjach B2B także od Twoich przedstawicieli lub publicznie dostępnych źródeł (np. KRS/CEIDG do weryfikacji danych firmowych).

6. Odbiorcy danych

W niezbędnym zakresie dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym nas w działalności, w tym:

  • dostawcom usług IT/hostingu i poczty, narzędzi analitycznych i zabezpieczeń,
  • biuru rachunkowemu, doradcom prawnym/podatkowym, firmom kurierskim i logistycznym,
  • drukarniom/podwykonawcom biorącym udział w realizacji zleceń.

Wszystkie podmioty przetwarzają dane na podstawie umów powierzenia lub samodzielnie jako odrębni administratorzy – wyłącznie w celach zgodnych z prawem.

7. Przekazywanie poza EOG

Co do zasady nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli będzie to konieczne (np. narzędzia IT z serwerami poza EOG), zrobimy to wyłącznie przy zachowaniu mechanizmów zgodności przewidzianych w RODO (np. standardowe klauzule umowne).

8. Okres przechowywania

  • dane umowne/rozliczeniowe – przez okres wymagany przepisami (np. podatkowymi) oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń,
  • dane z korespondencji i zapytań – do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji lub dłużej, jeśli przechodzą w relację umowną,
  • dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej cofnięcia.

9. Twoje prawa

Masz prawo do: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania (w tym wobec działań opartych na uzasadnionym interesie), a także do cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia).

Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

10. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych nie jest obowiązkowe, jednak w zakresie niezbędnym do przygotowania wyceny, zawarcia i realizacji umowy jest konieczne. Brak danych może uniemożliwić świadczenie usług lub przygotowanie oferty.

11. Zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany i nie prowadzimy profilowania w rozumieniu RODO.

12. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych, w tym m.in. kontrolę dostępu, szyfrowanie transmisji (SSL), regularne aktualizacje oprogramowania oraz ograniczenia dostępu do danych wyłącznie do upoważnionych osób.

13. Pliki cookies i analityka

Serwis może wykorzystywać pliki cookies w celach technicznych, statystycznych i funkcjonalnych. Szczegóły znajdziesz w odrębnej Polityce cookies. Możesz zarządzać zgodami na cookies poprzez ustawienia przeglądarki lub mechanizm banera zgód.

14. Zmiany polityki

Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki. Aktualna wersja jest dostępna na stronie https://plexisystem.pl/polityka-prywatnosci/.

Ostatnia aktualizacja: 26.10.2025 r.